Una notificación de inspección de la AEAT nunca es motivo de alegría. La causa puede ser porque hayamos cometido algún error en alguna declaración. Otras veces, por un control aleatorio, nos eligen entre otras empresas, para examinar los tributos del negocio en algún ejercicio presentado.
Lo primero que debemos mantener es la calma. Atender al requerimiento, ofrecer la información necesaria y pasar el engorro que nos produzca de la mejor manera y con la menor pérdida de tiempo posible. El hecho de no haber cometido ningún error aparentemente en alguna declaración, no tiene por qué ser ni mejor ni peor noticia.
Para solventar correctamente la situación es muy importante presentar la documentación y pruebas requeridas. Para poder evitar multas que pueden oscilar entre porcentajes estipulados en ocasiones superiores al 50%, aplicados sobre la base de la posible cuantía imputada. Una posible sanción de este tipo puede originar además de problemas financieros, una mala imagen de nuestro negocio, por lo que estar bien preparado es la mejor opción.
Qué tipo de documentación nos pueden requerir:
- Autoliquidaciones así como declaracionespresentadas en ejercicios anteriores.
- Libros registros contables. Documentos físicos que soporten asientos tales como facturas, albaranes, tickets y justificantes de otro tipo.
- Soporte informativo de comunicaciones realizadas o presentadas por la empresa ante la Agencia Tributaria o cualquier solicitud relacionada con algún tributo o requerimiento.
- Cualquier otro tipo de información relevante con trascendencia tributaria.
Cuando nuestro negocio crece y ampliamos personal, departamentos etc. El control de la empresa debe de ser más riguroso. La importancia de trabajadores o profesionales cualificados en el área de administración cobra vital importancia para la correcta llevanza de la contabilidad y normativa fiscal aplicable. Es importante en este sentido, que al actuar como propietarios nos dejemos aconsejar sobre cuál es la mejor manera de llevar la administración en nuestro negocio. Al incrementar nuestra dimensión, la organización es vital para evitar posibles desencuentros con la AEAT derivados de una incorrecta administración en los distintos departamentos. Siendo más importante si cabe si sumamos a nuestro proyecto departamentos de import/export. El registro y soporte de las operaciones y posteriores declaraciones ante Hacienda debe de ser riguroso y pautado.
Siempre cometemos errores.
Ser humanos implica cometer errores, esto es un hecho. Lo que debemos intentar es minimizarlos y actuar correctamente cuando los cometamos. Ante esto, la importancia de activar procesos automáticos en la empresa que los eviten, es vital. Sin embargo no podemos automatizar todo y siempre el factor humano los provocará. A la hora de gestionar o visitar algún cliente podemos perder tickets, traspapelamos documentación, acordamos algo que no reflejemos documentalmente etc. Por ello el soporte contable para una correcta imagen fiel de nuestra contabilidad requiere de los menores errores. Evitando asientos, cuentas o estados contables incorrectos o injustificados que provocarán declaraciones fiscales también incorrectas. Que ante una inspección de Hacienda, serán difícilmente defendibles.