Entre los procesos administrativos que podemos realizar en un negocio. Uno de los que más recursos generan, es el de facturación. Si sabemos optimizar el proceso de facturación, conseguiremos ahorrar tiempo, pudiendo realizar otras actividades más productivas. También lograremos un ahorro de costes ya que, al agilizar tareas y automatizar procesos de muchas de ellas, incidiremos directamente en nuestra eficiencia, evitando así cometer errores. Podemos afirmar que cuanto más optimicemos el proceso de facturación, más ahorraremos tanto en tiempo como en dinero.
Para intentar lograrlo, es importante que nuestro negocio más allá del tamaño que tenga, contemple los mejores protocolos de facturación posibles. Obligando a trabajar conforme a un modelo que nos permita planificar y articular de manera estructurada, cierta y segura, todo el proceso de facturación. Y no tan sólo en las labores directas, sino también en el resto de funciones complementarias. Tales como declaraciones de ventas trimestrales y anuales, control de costes y gastos, entre otras.
Si llegamos a sistematizar el proceso,
esto nos ayudará a tener menos errores y aumentar la velocidad de ejecución, evitando trastornos que no deberían de ocurrir.
A este respecto, incidiendo en la tecnología que debemos utilizar para optimizar el proceso de facturación. Debemos intentar implementar un software de facturación lo más sencillo posible, funcional y con un alto grado de flexibilidad. Al realizarlo de esta manera, podremos conseguir de manera más sencilla e intuitiva, actualizar nuestros registros de facturas y optimizar su rendimiento.
Trabajar con un software de facturación adecuado a nuestro negocio, nos permitirá mantener un registro de los trabajos y servicios prestados. Que se vinculan a los distintos estadios en los que nos encontremos, facturas emitidas, pendientes de emisión o de cobro… Adquirir y trabajar con un ERP que incluya este tipo de módulo de facturación, puede proporcionarnos información, convirtiendo a una factura en algo más que un simple documento mercantil. Podemos conseguir que nuestras facturas, posean elementos diferenciales para mejorar nuestra imagen de marca. Un formato fácil de entender, junto a un diseño atractivo. Nos proporcionará transmitir una buena imagen de profesionalidad y seriedad hacia nuestros clientes.
Además del ahorro de tiempo y de dinero, existen más ventajas que un buen proceso de facturación nos puede ofrecer.
Veamos algunos de ellos:
- Aumentar la productividad. Si disponemos de una buena base de datos funcional de nuestros clientes. Podremos conocer desde sus necesidades hasta incluso sus manías. Ofreciendo un servicio eficiente y bien valorado.
- Minimizar nuestros errores. Una vez automatizados los procesos y las tareas de facturación, disminuimos notablemente las probabilidades de cometer errores.
- Información disponible inmediata. Al disponer de un sistema y proceso de facturación adecuado, obtenemos informes de datos de clientes, históricos de ventas, descuentos aplicados, operaciones efectuadas, devoluciones o quejas… Pudiendo establecer planes de acción respecto a cada cliente y a nuestros objetivos.
- Interactuación con otros softwares de gestión. Bien sea un CRM o un ecommerce por ejemplo. Podremos vincular nuestro proceso de facturación e información incluso con terceros.