Cada vez más el papel tiene menos presencia en las empresas, ya que las facturas y documentación en formato digital se va imponiendo.
En cualquier caso, sea cual sea el formato de la factura, para los empresarios inexpertos existe una pregunta recurrente cada vez que ordenan la oficina, el almacén o las carpetas en el servidor o en la nube: ¿Qué hago con estas facturas?, ¿Las podré ya romper o eliminar?.
Plazo para conservar las facturas
El plazo de obligación del empresario de conservar las facturas viene regulado desde dos perspectivas, el Código de comercio y la Agencia Tributaria.
En el Código de Comercio se establece que “los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros”.
Respecto a la Agencia Tributaria, deberemos pensar en clave de la prescripción tributaria fijada en 4 años. Por este motivo, te pueden realizar una inspección de Hacienda y solicitar facturas de los últimos 4 años.
En cualquier caso, está claro que el plazo adecuado y legal para guardar las facturas 6 años, incluso si la empresa está ya cerrada.
Excepciones en los plazos para guardar las facturas
Existen excepciones. Como puede ser las vinculadas a que estemos tributando por el Impuesto de Sociedades, y apliquemos la compensación de bases negativas. En este sentido también aplica el sentido común, como podemos hacerla de los últimos 10 años, este será el plazo de conservación.
Igualmente, aquellas facturas relacionadas con inmovilizado, debemos conservarlas el tiempo durante el que estemos practicando las amortizaciones.
Facturas vinculadas a subvenciones
Finalmente, una advertencia. Si eres de los que has solicitado una subvención y has utilizado algunas facturas para realizar la justificación de esta, el plazo puede ser mayor.
En este caso debe revisar las bases de la subvención que normalmente pone el plazo de conservación de la documentación referente a la subvención, y por supuesto esto supone también el de las facturas.
Foto: Pixabay.com/geralt